RegulaminTerms of Service

Regulamin serwisu i świadczenia usługi XL8TMS.COM

§1. Definicje

Terminy użyte w Regulaminie oznaczają:

1. Regulamin – niniejszy Regulamin Serwisu XL8TMS.COM
2. Operator – Biuro Tłumaczeń FATIX Mateusz Fatek Sp. z o.o., z siedzibą w Kielcach, pod adresem: ul. Sienkiewicza 42; 25-507 Kielce, wpisaną pod numerem 0000573521 do Rejestru Przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy Kielce – Centrum w Kielcach, XIII Wydział Gospodarczy KRS;
3. Użytkownik – osoba fizyczna nie będąca konsumentem w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która zaakceptowała Regulamin, spełnia warunki określone w Regulaminie i korzysta z usług świadczonych przez Operatora w Serwisie.
4. Oprogramowanie, System – program komputerowy w rozumieniu Ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2017r., poz. 880, z późn. zm.), o nazwie XL8 TMS, służący do zarządzania wszystkimi aspektami pracy biura tłumaczeń, poza zadaniami edycji dokumentów związanymi z narzędziami CAT, w szczególności: zarządzania zleceniami i sporządzania wycen, modułu CRM, śledzenia projektów i systemu powiadomień, udostępniony Użytkownikowi przez Operatora w ramach usługi świadczonej na podstawie Regulaminu.
5. Serwis – serwis internetowy w domenie internetowej pod adresem: XL8TMS.COM prowadzony przez Operatora, umożliwiający korzystanie z Oprogramowania;
6. Konto – indywidualne, elektroniczne konto zakładane i prowadzone dla Użytkownika przez Operatora w Serwisie, w którym gromadzone są informacje o Użytkowniku oraz o jego działaniach w ramach Serwisu, w celu umożliwienia korzystania przez niego z usług Serwisu;
7. Subkonto – konto zakładane przez Użytkownika w ramach Konta, pozwalające w szczególności na przydzielanie uprawnień, koordynację zadań i zarządzanie pracą zespołu;
8. Usługa – usługa świadczona przez Operatora na rzecz Użytkownika za pośrednictwem Serwisu na zasadach określonych w Regulaminie, polegająca na udostępnieniu Użytkownikowi możliwości korzystania z Oprogramowania bez potrzeby instalowania Oprogramowania w infrastrukturze informatycznej Użytkownika, zgodnie z jego funkcjonalnościami.
9. Okres Abonamentowy – czas odpłatnego świadczenia Usługi przez Operatora wynoszący minimalnie 12 miesięcy;
10. Rejestracja – procedura zakładania Konta w Serwisie, dokonywana przez Użytkownika poprzez uzupełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego na stronach internetowych Serwisu;
11. Panel Administratora – dostępne w Module Głównym Konta narzędzie do zarządzania i administrowania funkcjami Oprogramowania.
12. Okres Testowy – bezpłatny okres korzystania z Oprogramowania, trwający 3 miesiące kalendarzowych, od dnia Rejestracji Użytkownika. Okres testowy może być wykorzystywany przez Użytkownika zarówno do sprawdzenia Oprogramowania, jak i do korzystania z Oprogramowania zgodnie z jego udostępnionymi funkcjonalnościami.
13. Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną na zasadach opisanych w Regulaminie, zawarta pomiędzy Użytkownikiem a Operatorem w trybie ustalonym Regulaminem;
14. Materiały – informacje, dane i treści samodzielnie umieszczone przez Użytkownika w Oprogramowaniu.
15. Cennik – stanowiący integralną część Regulaminu wykaz cen usług świadczonych Użytkownikowi przez Operatora w ramach Serwisu, na podstawie zawartej Umowy.
16. Opłata abonamentowa – uiszczane przez Użytkownika wynagrodzenie za Usługę świadczoną w Okresie abonamentowym, wymienione w Regulaminie i Cenniku w pozycji „Opłaty abonamentowe”.
17. RODO – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

§2. Dane kontaktowe Operatora

1. Adres Operatora dla doręczeń: Biuro Tłumaczeń FATIX ul. Sienkiewicza 42; 25-507 Kielce
2. Adres e-mail do kontaktu w sprawach Serwisu, w tym w sprawach reklamacji: info@xl8tms.com
3. Numer telefonu do kontaktu w sprawach Serwisu: tel.

§3. Zasady ogólne świadczenia Usługi

1. Regulamin określa zasady funkcjonowania Serwisu oraz zasady świadczenia Usługi, a w szczególności:
   • rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną,
   • warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym: wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się Serwis
   • zakaz dostarczania przez Użytkowników treści o charakterze bezprawnym,
   • warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną,
   • tryb postępowania reklamacyjnego.
2. Podmiotem świadczącym usługi drogą elektroniczną jest Operator.
3. Usługa świadczona drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu polega na udostępnieniu Użytkownikowi możliwości korzystania w ramach swojej działalności gospodarczej lub zawodowej z Oprogramowania z wykorzystaniem wszystkich funkcjonalności dostępnych w ramach określonego typu konta, bez potrzeby instalowania Oprogramowania w infrastrukturze informatycznej Użytkownika, jak również bez konieczności ponoszenia dodatkowych wydatków związanych z utrzymaniem Oprogramowania i jego aktualizacjami Operator informuje, że w zależności od konfiguracji i rodzaju Konta Użytkownika, usługi zewnętrzne umożliwiające fakturowanie mogą wymagać opłacenia osobnego abonamentu przez Użytkownika. Operator każdorazowo informuje o dostępnych modułach i ograniczeniach w ramach danego typu Konta Użytkownika. Przed dokonaniem wyboru określonego typu Konta Użytkownika Użytkownik powinien zapoznać się z jego funkcjonalnościami i ograniczeniami.
4. Ze względu na swój profesjonalnych charakter Usługa nie jest skierowana do konsumentów w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.
5. Oprogramowanie udostępniane za pośrednictwem Serwisu umożliwia Użytkownikom samodzielne zarządzanie relacjami z klientami, jak i zarządzanie wszystkimi pozostałymi aspektami pracy biura tłumaczeń. Oprogramowanie nie zawiera modułów pozwalających na realizację zadań edycji dokumentów związanych z narzędziami CAT.
6. W celu korzystania z Usługi świadczonej na podstawie niniejszego Regulaminu, Użytkownik powinien spełnić niżej wymienione minimalne wymagania techniczne:
   1. posiadać najnowszą przeglądarkę internetową: Microsoft Explorer lub Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera
   2. posiadać włączoną obsługę Java Script,
   3. posiadać aktywny adres e-mail

§4. Zawarcie umowy i zasady korzystania z Serwisu

1. 1. Umowa z Użytkownikiem zostaje zawarta z chwilą dokonania rejestracji Użytkownika. Bez rejestracji Użytkownik nie może korzystać z Usługi świadczonej w Serwisie. Aby dokonać rejestracji należy wypełnić internetowy formularz rejestracyjny zamieszczony w Serwisie poprzez podanie danych, wymaganych w formularzu oraz złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem i akceptacji postanowień Regulaminu oraz Polityki prywatności (zgodność z RODO).
   2. Użytkownik może zamówić założenie Konta Użytkownika bezpośrednio przez Operatora. Przed złożeniem zamówienia na założenie Konta Operator udostępnia Użytkownikowi na trwałym nośniku Regulamin, a Użytkownik oświadcza, że zapoznał się z Regulaminem i akceptuje jego postanowienia.
   3. W trybie założenia konta przez Operatora, Umowa z Użytkownikiem zostaje zawarta z chwilą wysłania przez Operatora wiadomości e-mail potwierdzającej założenie Konta na zamówienie Użytkownika. W wiadomości e-mail Operator udostępnia link do logowania do Konta wraz z danymi niezbędnymi do pierwszego logowania.
   4. Osoby prawne oraz jednostki nie posiadające osobowości prawnej mogą dokonać rejestracji w Serwisie wyłącznie przez osobę, która jest upoważniona do składania w imieniu tych podmiotów oświadczeń woli oraz reprezentowania tych podmiotów w na zewnątrz.
   5. Oprogramowanie po dokonaniu prawidłowej rejestracji tworzy Konto Użytkownika.
   6. Operator zastrzega sobie prawo do nie zawarcia umowy z podmiotem rejestrującym bez podawania przyczyny. Informacja taka zostanie przekazana drogą elektroniczną. Odmowa zawarcia umowy jest realizowana poprzez odmowę rejestracji Konta Użytkownika.
   7. Dostęp do Konta Użytkownik otrzymuje poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła w formularzu internetowym, na stronie Serwisu służącej do logowania do Konta.
   8. W przypadku jakiejkolwiek zmiany danych Użytkownika podanych w trakcie rejestracji, Użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie wprowadzić aktualne dane korzystając z formularza dostępnego w Panelu Administratora.
   9. Podczas korzystania z Serwisu Użytkownik nie może samodzielnie usuwać danych, które posłużyły do rejestracji Konta. Może jednak korzystać z pełni praw przysługujących mu z założeń RODO w zakresie przetwarzania danych osobowych. Szczegóły opisane są w dokumencie Polityka prywatności (zgodność z RODO).
   10. Po utworzeniu Konta zarejestrowany Użytkownik może rozpocząć pracę z modułami Oprogramowania, w szczególności wprowadzać dane do Oprogramowania.
   11. Zawarcie umowy o świadczenie Usługi jest równoznaczne ze złożeniem niżej wskazanych oświadczeń:
       1. zapoznałem się z treścią Regulaminu stanowiącego podstawę zawarcia umowy na odległość i akceptuję jego postanowienia;
       2. przystępuję do korzystania z usług Operatora dobrowolnie;
       3. spełniam przewidziane w Regulaminie warunki korzystania z Serwisu;
       4. dane podane przeze mnie w formularzu rejestracyjnym są zgodne z prawdą i nie naruszają praw osób trzecich;
       5. wyrażam zgodę na zawarcie umowy drogą elektroniczną;
       6. wyrażam zgodę na gromadzenie i przetwarzanie moich danych osobowych przez Operatora w zakresie niezbędnym do świadczenia usług drogą elektroniczną, na zasadach określonych Regulaminem oraz Polityką prywatności (zgodność z RODO);
       7. wyrażam zgodę na otrzymywanie na wskazany w formularzu adres e-mail wiadomości i informacji o utrudnieniach, zmianach czy przerwach technicznych w działaniu Serwisu, jak również wszelkich oświadczeń wiedzy i woli Operatora związanych z realizacją usługi świadczonej drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu.
   12. Usługa jest każdorazowo świadczona przez Operatora przez czas oznaczony tj. w wybranym przez Użytkownika okresie abonamentowym. Początkiem czasu świadczenia Usługi jest data uiszczenia Opłaty abonamentowej.

§5. Rodzaje Kont, moduły i funkcjonalności Konta

1. 1. Operator świadczy Usługę w ramach dwóch rodzajów Kont Użytkownika: Konta „XL8 TMS Team” i Konta „XL8 TMS”.
   2. Szczegółowa specyfikacja modułów dostępnych w ramach każdego typu Konta, opis funkcjonalności modułów jak i ograniczenia w ramach modułów i funkcjonalności zawiera Cennik opublikowany w Serwisie

§6. Okres testowy, Okres abonamentowy i opłaty za korzystanie z Usługi

1. 1. Po utworzeniu Konta Użytkownik ma prawo do nieodpłatnego korzystania z Oprogramowania przez okres próbny, który wynosi 3 miesiące. W okresie próbnym Użytkownik nie ponosi jakichkolwiek opłat za korzystanie z Oprogramowania. Bezpłatny okres próbny może zostać wydłużony w przypadku okresowych promocji lub ofert specjalnych, jak również indywidualnych umów i porozumień.
   2. Płatności za Usługę Użytkownik dokonuje w formie przelewów elektronicznych. Informacje o dostępnych sposobach płatności oraz operatorach przelewów elektronicznych Użytkownik otrzymuje od Operatora przed dokonaniem płatności.
   3. W przypadku woli kontynuacji korzystania z Usługi, płatności za Usługę należy dokonać do końca okresu testowego, korzystając z narzędzi dostępnych w Panelu Administratora, w module głównym Konta. Po dokonaniu płatności w Panelu Administratora wygenerowana zostanie faktura VAT obejmująca całkowitą należność za korzystanie z Usługi w wybranym okresie abonamentowym. Użytkownik upoważnia Operatora do wystawiania faktur VAT bez podpisu oraz do przesłania/udostępnienia faktury w formie elektronicznej.
   4. Kwota Opłaty abonamentowej określona jest w Cenniku (opublikowanym online w Serwisie), który stanowi integralną część Regulaminu. Nadto Operator w treści Serwisu wyraźnie informuje Użytkownika o kwotach opłat abonamentowych wraz ze wskazaniem ewentualnych rabatów i warunków korzystania z określonego abonamentu. Użytkownik wybiera typ Konta (XL8 TMS Team lub XL8 TMS) oraz długość okresu abonamentowego. Opłata abonamentowa może być płatna z góry, za cały wybrany okres abonamentowy z uwzględnieniu rabatu, lub w miesięcznych ratach, które nie uwzględniają rabatu.
   5. W ramach wybranego typu Konta Użytkownik uzyskuje dostęp do Usługi o określonych parametrach, wyraźnie wskazanych przez Operatora w opisie Konta.
   6. Informacja o konieczności dokonania płatności wysyłana jest mailowo na adres e-mail podany w Panelu Administratora Konta przed zakończeniem okresu abonamentowego. Po dokonaniu opłaty okres abonamentowy zostanie przedłużony licząc od dnia następującego po ostatnim dniu poprzedniego okresu abonamentowego.
   7. W przypadku zwłoki Użytkownika w płatności należności za kolejny okres abonamentowy Operator zablokuje Konto w Serwisie. Po dokonaniu płatności Konto zostanie niezwłocznie odblokowane. W przypadku zwłoki Użytkownika przekraczającej 3 miesiące Operator uprawniony będzie do rozwiązania umowy o świadczenie Usługi ze skutkiem natychmiastowym, oraz usunięcia Konta i wszystkich Materiałów Użytkownika.
   8. Wszystkie dane uzyskane w procesie świadczenia Usługi są przetwarzane w zgodzie z założeniami RODO. Operator może być zobligowany prawem do zachowania danych dodatkowych, które powstały w procesie realizacji Usługi, takich jak kopie faktur i informacje fiskalne przez okres wynikający z obowiązujących przepisów. Szczegóły w tym zakresie opisuje dokument Polityka prywatności (zgodność z RODO).
   9. Kwota abonamentu jest kwotą netto, do której należy doliczyć podatek VAT.
   10. Operator zastrzega sobie prawo do zmian w cenniku. Użytkownik jest zawiadamiany o zmianie cennika oraz o nowych cenach Usługi poprzez wiadomość elektroniczną na adres e-mail oraz przez powiadomienie dostępne w Panelu Administratora Konta.
   11. Zawiadomienie o zmianie cennika jest przesyłane nie później niż na 7 dni przed zmianą cennika. Zmiana cennika w ramach umowy zawartej z Użytkownikiem wchodzi w życie w nowym okresie abonamentowym. Opłacony wcześniej okres abonamentowy podlega cennikowi obowiązującemu w dniu opłacenia abonamentu, a do końca okresu abonamentowego cena Usługi jest niezmienna.
   12. Użytkownik akceptuje zmianę cennika wnosząc opłatę za nowy okres abonamentowy. Użytkownik może odstąpić od umowy nie opłacając kolejnego okresu abonamentowego, w którym obowiązuje nowy cennik.

§7. Prawa i obowiązki Użytkownika

1. 1. Operator nie przenosi na Użytkownika praw do jakichkolwiek utworów i programów komputerowych udostępnianych za pośrednictwem Serwisu. Operator udziela Użytkownikowi licencji na korzystanie z Oprogramowania wyłącznie w zakresie niezbędnym do korzystania z Usługi zgodnie z Regulaminem.
   2. Użytkownik nie ma w szczególności prawa pobierania, kopiowania i umieszczania jakiejkolwiek części Oprogramowania na innych serwerach, niż należące do Operatora. Użytkownikowi nie przysługują żadne prawa do oprogramowania umieszczonego przez Operatora w Serwisie. Wyłączne i nieograniczone prawa do Oprogramowania przysługują Operatorowi.
   3. Użytkownik nie jest uprawniony do udostępnienia swojego Konta innym osobom za wyjątkiem osób działających w jego imieniu. Użytkownik nie jest uprawniony do korzystania z Konta innego Użytkownika.
   4. Zawartość materiałów Użytkownika nie może naruszać dóbr osobistych i praw osób trzecich oraz aktualnie obowiązującego prawa. Użytkownik powinien posiadać prawa korzystania z Materiałów zapisywanych w bazach danych Oprogramowania.
   5. Zabrania się umieszczania przez Użytkownika w Oprogramowaniu treści o charakterze bezprawnym. Operator zastrzega sobie prawo do wezwania Użytkownika do usunięcia treści bezprawnych z wyznaczeniem na ich usunięcie terminu nie dłuższego niż 3 dni. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu Operator będzie uprawniony do usunięcia treści bezprawnych.
   6. Użytkownik ma prawo do bezpłatnej pomocy mailowej, dotyczącej Oprogramowania. Celem uzyskania pomocy Użytkownik powinien wysłać wiadomość na adres e-mail: info@xl8tms.com.

§8. Prawa i obowiązki Operatora

1. 1. Operator udostępniając Oprogramowanie za pośrednictwem Serwisu nie ponosi odpowiedzialności za zawartość Materiałów, jak też działania i zaniechania Użytkownika oraz innych osób upoważnionych przez Użytkownika od korzystania z Usługi.
   2. Operator zastrzega sobie prawo zawieszenia świadczenia Usługi ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszania przez Użytkownika postanowień Regulaminu. Zawieszenie świadczenia usługi dokonuje się poprzez blokadę Konta. Operator może odmówić ponownej rejestracji Użytkownikowi którego Konto zostało zablokowane.
   3. Operator dokłada wszelkich starań w celu zapewnienia bezawaryjności i ciągłości działania Serwisu oraz Oprogramowania. Operator gwarantuje dostępność Usługi w oparciu o Oprogramowanie w Serwisie w trakcie trwania całego okresu abonamentowego, w 99% trwania okresu abonamentowego.
   4. W przypadku wystąpienia przerw w świadczeniu usługi w trakcie trwania okresu abonamentowego, których łączny czas trwania przekroczy maksymalny dopuszczalny czas niedostępności usługi, Operator zobowiązany jest do przedłużenia okresu abonamentowego Usługi o trzy dni za każde rozpoczęte 24 godziny łącznego czasu trwania przerwy.
   5. Operator zastrzega możliwość zaistnienia krótkich przerw w dostępności Usługi, lub poszczególnych funkcjonalności dostępnych w ramach Konta, w związku z konserwacją Serwisu lub aktualizacją Oprogramowania. O terminie i przewidywanym czasie przerwy w dostępności Usługi Użytkownik zostanie poinformowany drogą e-mailową przed rozpoczęciem przerwy. Operator dołoży starań aby przerwy były jak najmniej uciążliwe dla Użytkownika.
   6. Operator nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Oprogramowania udostępnionego Użytkownikowi w Serwisie spowodowane: nieprawidłowym użytkowaniem przez Użytkownika, niedozwoloną modyfikacją, wadliwym działaniem sprzętu i oprogramowania Użytkownika, siły wyższej i działaniem osób trzecich które nie są podwykonawcą Operatora.
   7. Operator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości korzystania przez Użytkownika z Usługi, Serwisu i Oprogramowania z przyczyn niezależnych od Operatora oraz z powodu zaistnienia siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, którego Operator nie mógł przewidzieć ani mu zapobiec.
   8. Wszystkie materiały ewentualnie umieszczone w Oprogramowaniu udostępnionym Użytkownikowi są przykładowe. Operator ma możliwość dowolnego modyfikowania oprogramowania.
   9. Odpowiedzialność odszkodowawcza Operatora wobec Użytkownika, w szczególności odpowiedzialność z niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi obejmuje wyłącznie szkody wyrządzone z winy Operatora lub podmiotów działających na jego zlecenie oraz ogranicza się do równowartości opłaty za jeden pełny okres abonamentowy, która została uiszczona przez Użytkownika. Wyłącza się jednocześnie odpowiedzialność Operatora za utracone korzyści Użytkownika, jak też odpowiedzialność Operatora za wszelkie szkody pośrednie.
   10. Użytkownik indywidualnie i każdorazowo wyraża zgodę na logowanie do Panelu Administratora Konta w celu udzielenia pomocy przez pracowników Operatora, w przypadku zwrócenia się przez Użytkownika o udzielenie pomocy technicznej. Bez wyraźnej, uprzedniej zgody Użytkownika wyłączona jest możliwość logowania do Konta Użytkownika przez pracowników Operatora lub inne osoby działające na jego zlecenie.
   11. Operator oświadcza, że dysponuje prawami majątkowymi do Oprogramowania udostępnionego w Serwisie w zakresie pozwalającym na udostępnienie i świadczenie Usługi zgodnie z Regulaminem.
   12. Wszystkie utwory graficzne zawarte w Serwisie, w tym rozwiązania graficzne i kolorystyczne, nazwa/marka i logotyp XL8TMS.COM, koncepcja Oprogramowania, rozwiązania funkcjonalne Oprogramowania są prawnie chronione.
   13. Jakiekolwiek kopiowanie lub odtwarzanie elementów Oprogramowania poza Oprogramowaniem w Serwisie jest zabronione.
   14. Użytkownik upoważnia Operatora oraz jego następców prawnych do wykorzystania danych użytkownika, w postaci nazwy firmy, logotypów, w celach prezentacji i reklamy usług Operatora. Użytkownik zezwala Operatorowi na opublikowanie referencji wystawionych przez Użytkownika.
   15. Login i hasło do Konta Użytkownika stanowią informację poufną i będą przekazywane przez Operatora wyłącznie na adres e-mail podany przez Użytkownika w procesie Rejestracji. Operator nie podnosi odpowiedzialności za szkody spowodowane nieuprawnionym dostępem osób trzecich do loginu i hasła na skutek nienależytego ich zabezpieczenia przez Użytkownika.
   16. Operator może odmówić świadczenia Usługi każdemu i bez podania przyczyny.
   17. Regulamin wraz z załącznikami zawiera całość postanowień umowy zawartej pomiędzy Użytkownikiem a Operatorem. Podczas rejestracji Użytkownik potwierdza zapoznanie się z treścią Regulaminu oraz Polityki prywatności (zgodność z RODO) i akceptację ich postanowień.
   18. Operator zastrzega sobie prawo do rezygnacji ze świadczenia Usługi bez podania przyczyny, z takim zastrzeżeniem, że zobowiązany będzie do utrzymania świadczenia Usługi do końca rozpoczętego okresu abonamentowego. W przypadku rezygnacji ze świadczenia usługi, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, po zakończeniu okresu abonamentowego
   19. Operator zobowiązany zapewnia Użytkownikowi dostęp do Konta przez okres 14 dni, celem zarchiwizowania lub usunięcia jego Materiałów.Wszystkie dane uzyskane w procesie świadczenia Usługi są przetwarzane w zgodzie z założeniami RODO. Operator może być zobligowany prawem do zachowania danych dodatkowych, które powstały w procesie realizacji usługi, takich jak kopie faktur i informacje fiskalne przez okres wynikający z obowiązujących przepisów. Szczegóły w tym zakresie opisuje dokument Polityka prywatności (zgodność z RODO).

§9. Rozwiązanie umowy przez Użytkownika

1. 1. Użytkownik ma prawo w każdej chwili zrezygnować z Usługi poprzez wypowiedzenie umowy o świadczenie Usługi. Oświadczenie woli o wypowiedzeniu umowy Użytkownik składa Operatorowi poprzez wysyłanie wiadomości e-mail na adres: info@xl8tms.com. Oświadczenie woli o wypowiedzeniu umowy jest złożone z chwilą otrzymania wiadomości przez Operatora.
   2. Ustala się 3-miesięczny termin wypowiedzenia umowy o świadczenie Usługi, ze skutkiem na ostatni dzień opłaconego przez Użytkownika okresu abonamentowego. W przypadku kiedy koniec opłaconego okresu abonamentowego przypada wcześniej, niż upływ okresu wypowiedzenia, Umowa rozwiązuje się z upływem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. W okresie między wypowiedzeniem Umowy, a rozwiązaniem Umowy Użytkownik jest uprawniony do usunięcia lub wyeksportowania Materiałów z baz Oprogramowania.
   3. Do upływu okresu wypowiedzenia Użytkownik może również cofnąć swoje oświadczenie o wypowiedzeniu poprzez przesłanie na adres: info@xl8tms.com wiadomości, w której wyraźnie będzie zawarte oświadczenie o cofnięciu wypowiedzenia.
   4. Po rozwiązaniu umowy wskutek wypowiedzenia, na zasadach wskazanych powyżej, Operator jest uprawniony do usunięcia Konta Użytkownika, co spowoduje trwałe usunięcie wszystkich danych i Materiałów Użytkownika z Serwisu.
   5. Operator może być zobligowany prawem do zachowania danych dodatkowych, które powstały w procesie realizacji usługi, takich jak kopie faktur i informacje fiskalne przez okres wynikający z obowiązujących przepisów. Szczegóły w tym zakresie opisuje dokument Polityka prywatności (zgodność z RODO).

§10. Rozwiązanie umowy przez Operatora

1. 1. 1 Operator może ze skutkiem natychmiastowym rozwiązać umowę o świadczenie Usługi w następujących przypadkach:
      1. jeżeli cel rejestracji lub sposób korzystania z usług jest sprzeczny z regulaminem Serwisu;
      2. jeżeli działalność Użytkownika zmierza do popełnienia przestępstwa, a także jeśli narusza prawa osób trzecich,
      3. jeżeli Operator otrzymał urzędowe zawiadomienie o bezprawnym charakterze podanych danych lub związanej z nimi działalności Kupującego,
      4. jeżeli Użytkownik ze swojego Konta przesyła niezamówione informacje handlowe,
      5. jeżeli Użytkownik w rażący lub uporczywy sposób narusza postanowienia Regulaminu,
      6. jeżeli podane przez Użytkownika dane adresowe budzą obiektywnie uzasadnione wątpliwości co do ich poprawności lub zgodności z prawdą, w szczególności Użytkownik podaje nieistniejące miejscowości, nieistniejące w miejscowości ulice, dane postaci fikcyjnych
   2. W przypadku rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym Operator zapewnia Użytkownik dostęp do konta przez 3 miesiące, celem zarchiwizowania lub usunięcia jego Materiałów. Po upływie terminu wskazanego w zdaniu poprzedzającym Operator będzie uprawniony do trwałego usunięcia Konta Użytkownika oraz wszystkich zgromadzonych w nim Materiałów Użytkownika.
   3. Operator uprawniony będzie do odmowy zarejestrowania Użytkownika jeżeli zaistnieją przesłanki określone w ust. 1 powyżej. Operator może zawiadomi Użytkownika o odmowie rejestracji pocztą elektroniczną na adres e-mail podany w formularzu rejestracyjnym.
   4. Operator zastrzega sobie prawo do rezygnacji ze świadczenia Usługi bez podania przyczyny, z takim zastrzeżeniem, że zobowiązany będzie do utrzymania świadczenia Usługi do końca rozpoczętego okresu abonamentowego, o ile Użytkownik w sposób wyraźny nie wyrazi zgody na wcześniejsze zaprzestanie świadczenia Usługi. W przypadku rezygnacji ze świadczenia usługi, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, po zakończeniu okresu abonamentowego Operator zapewnia Użytkownikowi dostęp do Konta przez okres 3 miesiące, celem zarchiwizowania lub usunięcia jego Materiałów. Po upływie terminu wskazanego w zdaniu poprzedzającym Operator będzie uprawniony do trwałego usunięcia Konta Użytkownika oraz wszystkich zgromadzonych w nim Materiałów Użytkownika.
   5. Operator może być zobligowany prawem do zachowania danych dodatkowych, które powstały w procesie realizacji usługi, takich jak kopie faktur i informacje fiskalne przez okres wynikający z obowiązujących przepisów. Szczegóły w tym zakresie opisuje dokument Polityka prywatności (zgodność z RODO).

§11. Rozliczenia przy rozwiązaniu umowy

1. 1. Rozwiązanie umowy o świadczenie Usługi zarówno w wyniku wypowiedzenia przez Użytkownika jak i przez Operatora nie powoduje obowiązku zwrotu Użytkownikowi wniesionych przez niego opłat.

§12. Ochrona i bezpieczeństwo danych

1. 1. Administratorem danych osobowych udostępnionych przez Użytkownika jest Operator. Operator przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do nawiązania, rozwiązania, kształtowania i prawidłowej realizacji Usługi świadczonej drogą elektroniczną w Serwisie. Użytkownik podaje swoje dane dobrowolnie. Przekazanie przez Użytkownika danych osobowych na potrzeby świadczenia usług drogą elektroniczną następuje poprzez wypełnienie formularza oraz wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z wymogami RODO, co określa dokument Polityka prywatności (zgodność z RODO).
   2. Materiały zgromadzone w bazach Oprogramowania w związku ze świadczeniem Usługi są przez Operatora uznawane za informację poufną i nie będą przekazywane innym podmiotom, za wyjątkiem następcy prawnego Operatora.
   3. W zależności od wybranej metody płatności dane podane przez Użytkownika w trakcie dokonywania płatności za Usługę mogą być przetwarzane przez zewnętrzne firmy pośredniczące w płatnościach (agregatory płatności).
   4. Użytkownik może wyrazić zgodę na otrzymywanie od Operatora informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 2 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną na podany przy rejestracji Konta adres poczty elektronicznej oraz na wykonywanie czynności z zakresu marketingu bezpośredniego na adres e-mail i numer telefonu podane przy rejestracji Konta. Użytkownik w dowolnym momencie może cofnąć niektóre lub wszystkie wyrażone zgody. Wszystkie zgody udzielone przez użytkownika muszą mieć charakter i zakres zgodny z wymogami RODO.
   5. Użytkownik posiada pełne prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, a także zwrócenia się z żądaniem usunięcia podanych danych osobowych. Zbierane dane przetwarzane będą wyłącznie w celu świadczenia usług za pośrednictwem Serwisu. Podanie przez Użytkownika danych osobowych jest całkowicie dobrowolne.
   6. Użytkownik odrębnie wyraża i cofa zgodę na przetwarzanie przez Operatora swoich danych osobowych dla celów marketingowych.
   7. Dane osobowe są chronione zgodnie z wymaganiami RODO oraz Ustawą z dnia 29.08.1997 r. O ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 922 ze zm.) w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich. Szczegółowe zasady ochrony danych osobowych zostały określone w polityce prywatności Serwisu w dokumencie pod nazwą Polityka prywatności (zgodność z RODO).
   8. Administratorem danych osobowych ewentualnie wprowadzonych przez Użytkownika w Materiałach do baz Oprogramowania jest Użytkownik, który ma obowiązek przetwarzania ich zgodnie z przepisami prawa i RODO.
   9. Operator nie przetwarza danych zgromadzonych przez Użytkowników w ramach Usługi udostępnionej w Serwisie. Operator wykonując czynności techniczne i konserwacyjne serwerów oraz Oprogramowania (kopie zapasowe, odtwarzanie danych z kopi zapasowych, próby usunięcia ewentualnych błędów zgłoszonych przez Użytkownika) nie uzyskuje możliwości dostępu do danych osobowych przetwarzanych przez Użytkownika.
   10. Operator zapewnia, że wykorzystywana na potrzeby wykonywania Usługi w Serwisie infrastruktura serwerowa dysponuje wysokim poziomem zabezpieczeń ochrony fizycznej.
   11. Operator zapewnia kryptograficzne zabezpieczenie danych wprowadzanych przez Użytkownika do Oprogramowania zarówno w momencie przesyłu tych danych z wykorzystaniem sieci publicznej, jak i w całym pozostałym czasie korzystania z Serwisu i Oprogramowania.
   12. Operator informuje, że dane przechowywane przez Użytkownika w Oprogramowaniu są zabezpieczone z zastosowaniem adekwatnych środków organizacyjnych i technologicznych.

§13. Reklamacje

1. 1. Operator udostępnia adres e-mail, na który należy przesyłać reklamacje dotyczące Usługi: info@xl8tms.com.
   2. Reklamacje będą rozpatrywane w terminie 7 dni od daty ich otrzymania.
   3. Reklamacja powinna zawierać treść reklamacji i okoliczności uzasadniające, dokładny czas wystąpienia, login zgłaszającego reklamację.
   4. W przypadku uzasadnionej reklamacji Operator zaproponuje Użytkownikowi przedłużenie czasu trwania okresu abonamentowego Usługi.

§14. Postanowienia końcowe

1. 1. Sądem właściwym dla rozpatrywania sporów wynikających niniejszego Regulaminu jest sąd właściwy według siedziby Operatora.
   2. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 10 maja 2018.
   3. Pełny i aktualny tekst Regulaminu, jak również wszystkie wcześniejsze jego wersje są dostępne na stronie https://xl8tms.com/# , pod linkiem „Regulamin Serwisu”.
   4. Operator jest uprawniony do zmiany regulaminu Serwisu w każdym czasie, z zastrzeżeniem postanowień szczególnych dotyczących zmiany cennika Opłat abonamentowych, zawartych w § 6.
   5. Użytkownicy zostaną powiadomieni pocztą elektroniczną o planowanej zmianie regulaminu oraz o treści nowych postanowień regulaminu nie później niż na 7 dni przed wejściem w życie zmian, z prawem złożenia w tym okresie oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy w przypadku braku akceptacji zmian. Brak oświadczenia Użytkownika o wypowiedzeniu umowy przesłanego na adres e-mail info@xl8tms.com do dnia wejścia w życie zmian jest równoznaczny z akceptacją zmiany Regulaminu.
   6. W przypadku braku akceptacji przez Użytkownika zmian w regulaminie i oświadczenia o wypowiedzeniu umowy zastosowanie znajdują postanowienia 9 ust. 2-4 Regulaminu.
   7. Językiem który jest stosowany w działalności Serwisu jest język polski i język angielski. Cała korespondencja z Użytkownikami jest prowadzona w języku polskim lub języku angielskim. Umowa z Użytkownikiem może być zawierana w języku polskim lub języku angielskim, z których każdy stanowi równorzędny język kontraktu, z takim zastrzeżeniem, że bez względu na wersję językową samej umowy jak i siedzibę Użytkownika, umowa zawarta z Użytkownikiem podlega każdorazowo prawu polskiemu.
   8. Postanowienia Regulaminu wiążą następców prawnych Użytkownika i Operatora.
   9. Operator jest uprawniony do przeniesienia na podmiot trzeci praw i obowiązków wynikających z Regulaminu jak i umowy świadczonej na podstawie Regulaminu. Operator powiadomi Użytkowników o dokonaniu przeniesienia na podmiot trzeci praw i obowiązków wynikających z Regulaminu i/lub umowy świadczonej na podstawie Regulaminu w terminie 7 dni od dnia dokonania takiej czynności.
   10. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie znajdują przepisy prawa polskiego, a w szczególności:
       1. przepisy ustawy z dnia 17 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2017 r., poz.1219 ze zm.),
       2. przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2017r., poz. 459 ze zm.),
       3. przepisy ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskimi prawach pokrewnych (t.j. Dz. U z 2017 r., poz. 880 ze zm.),
       4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

XL8TMS.COM: Terms and Conditions

§1. Definitions

The terms used in the Terms and Conditions shall mean:

1. Terms and Conditions – these XL8TMS.COM Website Terms and Conditions
2. Operator – Biuro Tłumaczeń FATIX Mateusz Fatek Sp. z o.o., with its registered office in Kielce, under the address: ul. Sienkiewicza 42; 25-507 Kielce, entered under the number 0000573521 into the Register of Entrepreneurs of the National Court Register kept by the District Court Kielce – Centrum in Kielce, 13th Commercial Division of the National Court Register;
3. User – a natural person who is not a consumer within the meaning of the provisions of the Civil Code; a legal person or an organizational unit without legal personality, who has accepted Terms and Conditions, who meets the conditions specified in Terms and Conditions and uses the services provided by the Operator on the Website.
4. Software, System – a computer program within the meaning of the Act from February 4, 1994 on copyright and related rights (i.e. Journal of Laws from 2017, item 880, as amended), called XL8 TMS, used for managing all aspects of a translation agency’s operations, except for the tasks of editing documents related to CAT tools, in particular: project management and preparing quotations, a CRM module, project tracking and a notification system, made available to the User by the Operator as part of the service provided under the Terms and Conditions.
5. Website – the website in the Internet domain at: XL8TMS.COM maintained by the Operator, enabling the use of the Software;
6. Account – an individual electronic account created and maintained for the User by the Operator on the Website, in which information is collected about the User and their activities on the Website, in order to enable them to utilize the services of the Website;
7. Subaccount – an account created by the User as part of the Account, allowing, in particular, for the assignment of permissions, coordination of tasks and management of team work;
8. Service – the service provided by the Operator to the User through the Service in accordance with the principles set forth in the Regulations, consisting in providing the User with the possibility of using the Software without the need to install the Software on the User’s IT infrastructure, in accordance with its functionalities.
9. Subscription Period – the period of paid provision of the Service by the Operator, lasting a minimum of 12 months;
10. Registration – the procedure of creating an Account on the Website, carried out by the User by completing the registration form available on the Website;
11. Administrator Panel – a tool available in the Account ‚s Main Module for managing and administering the functions of the Software.
12. Trial Period – a free period of use of the Software, lasting 30 calendar days, from the date of Registration of the User. The trial period may be utilized by the User both to check the Software and to use the Software in accordance with the functionalities provided.
13. Agreement – an agreement for the provision of services by electronic means in accordance with the principles described in the Terms and Conditions, concluded between the User and the Operator in accordance with the procedure laid down in the Terms and Conditions;
14. Materials – information, data and content provided by the User on their own in the Software.
15. Price List – constituting an integral part of the Terms and Conditions, a list of prices of the services provided to the User by the Operator within the Website, on the basis of the concluded Agreement.
16. Subscription Fee – the remuneration paid by the User for the Service provided during the Subscription Period, listed in the Terms and Conditions and the Price List under the item „Subscription Fees”.
17. GDPR – Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC.

§2. Contact details of the Operator

1. Operator’s address for deliveries: Biuro Tłumaczeń FATIX, ul. Sienkiewicza 42; 25-507 Kielce, Poland
2. E-mail address for contact in matters regarding the Website, including complaints: info@xl8tms.com
3. Telephone number for contact in matters regarding the Website: tel.

§3. General principles for the provision of the Service

1. 1 The Terms and Conditions define the principles of functioning of the Website and the principles for the provision of the Service, in particular:
   1. the types and scope of services provided electronically,
   2. the conditions for providing services electronically, including: technical requirements necessary for cooperation with the ICT system utilized by the Service
   3. the prohibition of the provision of illegal content by the Users,
   4. the conditions for concluding and terminating agreements for the provision of services electronically,
   5. the complaint procedure.
2. The entity providing services by electronic means is the Operator.
3. The Service provided electronically through the Website consists in providing the User with the possibility of using the Software in the course of their business or professional activity with the use of all functionalities available within the framework of a specific type of account, without the need to install the Software on the User’s IT infrastructure, as well as without the need to incur additional expenses related to the maintenance of the Software and its updates, the Operator informs that, depending on the configuration and type of the User Account, external services enabling invoicing may require payment of a separate subscription fee by the User. The Operator always informs about modules available and the limitations within a given type of User Account. Before choosing a particular type of User Account, the User should become familiar with its functionalities and limitations.
4. Due to its professional nature, the Service is not addressed to consumers within the understanding of the provisions of the Civil Code.
5. The software made available through the Website enables the Users to manage their own customer relations, as well as all the other aspects of a translation agency’s work. The software does not contain modules that would allow to perform tasks related to editing documents related to CAT tools.
6. In order to utilize the Service provided under these Terms and Conditions, the User should meet the following minimum technical requirements:

1. 1. have the most up-to-date Internet browser: Microsoft Explorer or Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera
   2. have Java Script enabled,
   3. have an active e-mail address

§4. Conclusion of an agreement and the principles for using the Website

1. 1. The agreement with the User is concluded at the moment of registration of the User. Without registration, the User may not utilize the Service provided on the Website. In order to register, it is necessary to fill in an online registration form included on the Website by providing the data required in the form and to make a declaration of becoming acquainted with the Terms and Conditions and accepting the provisions of the Terms and Conditions and Privacy policy (GDPR compliance).
   2. The User may order the creation of a User Account directly by the Operator. Prior to placing an order for the creation of an Account, the Operator shall make the Terms and Conditions available to the User on a durable medium, and the User declares that they have read the Terms and Conditions and they accept their provisions.
   3. In the mode of creating an account by the Operator, the Agreement with the User is concluded at the moment of sending by the Operator of an e-mail confirming the creation of the Account on the User’s order. In the e-mail message, the Operator provides a link for logging in to the Account together with the necessary data for the first log in.
   4. Legal persons and entities without legal personality may register in the Website only via a person who is authorized to make declarations of will on behalf of such entities and to represent such entities in external relations.
   5. After proper registration, the software creates a User Account.
   6. The Operator reserves the right not to conclude an agreement with the registering entity without stating a reason. Information about this fact shall be communicated electronically. The refusal to conclude the agreement is carried out by the refusal to register a User Account.
   7. The User receives access to the Account by entering the correct login and password in the Internet form, on the Website page used for logging into the Account.
   8. In case of any change in the User’s data provided during registration, the User is obliged to immediately enter the current data using the form available in the Administrator’s Panel.
   9. While using the Website, the User may not delete the data used to register the Account. However, it may exercise its full rights under the provisions of the GDPR with regard to the processing of personal data (GRPR compliance). Particulars are described in the document Privacy policy (GDPR compliance).
   10. After creating an Account, a registered User may start working with the Software modules, in particular to enter data into the Software.
   11. Conclusion of a Service Provision Agreement shall be tantamount to making the following declarations:
       1. I have acquainted myself with the contents of the Terms and Conditions constituting the basis for concluding a remote agreement and I accept its provisions;
       2. I commence the use of the Operator’s services voluntarily;
       3. I meet the conditions of use of the Website provided for in the Terms and Conditions;
       4. the data provided by me on the registration form are true and do not infringe the rights of third parties;
       5. I agree to the conclusion of the agreement electronically;
       6. I agree to the collection and processing of my personal data by the Operator to the extent necessary to provide services electronically, in accordance with the principles set forth in the Terms and Conditions;
       7. I agree to receive to the e-mail address indicated in the form messages and information about difficulties, changes or technical interruptions in the operation of the Website, as well as all declarations of knowledge and will of the Operator related to the electronic provision of services via the Website.
   12. The Service is provided each time by the Operator for a specified period of time, i.e. in the subscription period selected by the User. The beginning of the Service provision period shall be the date of payment of the Subscription Fee.

§5. Account types, modules and Account functionalities

1. 1. The Operator shall provide the Service within two types of User Accounts: The „XL8 TMS Team” Account and the „XL8 TMS” Account.
   2. A detailed specification of the modules available within each Account type, a description of the functionalities of the modules as well as the limitations within the modules and functionalities can be found in Price list on the Website.

§6. Trial Period, Subscription Period and Service fees

1. 1. After creating an Account, the User shall have the right to use the Software free of charge for a trial period of 3-months. During the trial period, the User shall not pay any fees for using the Software. The free trial period may be extended in the case of periodical promotions or special offers as well as in the case of individual agreements and arrangements.
   2. The User pays for the Service in the form of electronic transfers. Information on the available methods of payment and operators of electronic transfers is received by the User from the Operator before the payment is made.
   3. If the User wishes to continue using the Service, payment for the Service should be made by the end of the trial period, using the tools available in the Administrator’s Panel, in the main module of the Account. After the payment has been made, a VAT invoice will be generated in the Administrator’s Panel, covering the total amount due for the use of the Service in the selected subscription period. The User authorizes the Operator to issue VAT invoices without signatures and to send/provide access to an invoice in electronic form.
   4. The amount of the Subscription Fee is specified in the Price list (published on the Website), which constitutes an integral part of the Terms and Conditions. Moreover, the Operator clearly informs the User about the amounts of subscription fees in the Website’s contents, together with the indication of possible discounts and conditions of using a specific subscription. The User selects the Account type (XL8 TMS Team or XL8 TMS) and the length of the subscription period. The subscription fee can be paid in advance, for the whole selected subscription period including a discount, or in monthly installments, which do not include a discount.
   5. Within the selected Account type, the User obtains access to a Service with specified parameters, clearly indicated by the Operator in the Account description.
   6. The information on the necessity of making the payment is sent by e-mail to the e-mail address given in the Account Administrator’s Panel before the end of the subscription period. Upon payment of the fee, the subscription period shall be extended starting from the day following the last day of the previous subscription period.
   7. In case of delay in payment of the fees for the next subscription period, the Operator shall block the Website Account. After the payment has been made, the Account will be immediately unblocked. In the event of the User’s delay exceeding 3-months, the Operator shall be entitled to terminate the Service Provision Agreement with immediate effect and remove the Account and all User Materials.
   8. All data obtained in the process of providing the Service are processed in accordance with the principles of the GDPR. The Operator may be obliged to retain additional data, such as copies of invoices and fiscal information, generated in the course of the service provision process for the period specified in the applicable regulations. Particularly in this respect, all the details are described in the Privacy policy (GRPR compliance).
   9. Subscription fee amount is a net amount, to which VAT should be added (where applicable).
   10. The Operator reserves the right to change the price list. The User is notified about the change of the price list and about new prices of the Service by e-mail to the e-mail address provided and by a notification available in the Account Administrator’s Panel.
   11. The notification about the change to the price list is sent no later than 7 days before the change to the price list. The change of the price list under the agreement concluded with the User shall come into force in the new subscription period. The previously paid subscription period shall be subject to the price list applicable on the date of payment of the subscription fee, and the price of the Service shall remain unchanged until the end of the subscription period.
   12. The User accepts the price list change by paying the fee for the new subscription period. The User may withdraw from the agreement by not paying for another subscription period, during which the new price list applies.

§7. Rights and obligations of the User

1. 1. The Operator shall not transfer to the User any rights to any works or computer programs made available through the Website. The Operator licenses the User to use the Software only to the extent necessary to make use of the Service in accordance with the Terms and Conditions.
   2. In particular, the User shall not have the right to download, copy or place any part of the Software on servers other than those owned by the Operator. The User is not entitled to any rights to software placed by the Operator on the Website. The Operator has exclusive and unlimited rights to the Software.
   3. The User is not entitled to make their Account available to other persons except for persons acting on their behalf. The User is not entitled to use another User’s Account.
   4. The content of the User’s materials may not violate personal rights or the rights of third parties, as well as the law currently in force. The User should have the rights to use the Materials stored in the databases of the Software.
   5. It is prohibited for the User to upload any illegal content to the Software. The Operator reserves the right to request the User to remove illegal content with a deadline for their removal not exceeding 3 days. After the ineffective expiry of the deadline, the Operator shall be entitled to remove the illegal content.
   6. The User is entitled to free e-mail assistance concerning the Software. In order to get assistance, the User should send a message to the e-mail address: info@xl8tms.com.

§8. Rights and obligations of the Operator

1. 1. By making the Software available through the Website, the Operator shall not be liable for the content of the Materials, nor for any acts or omissions of the User or any other person authorized by the User to use the Service.
   2. The Operator reserves the right to suspend the provision of the Service with immediate effect in the event of the User violating the provisions of the Terms and Conditions. Suspension of the provision of the service shall be effected by blocking the Account. The Operator may refuse to re-register a User whose Account has been blocked.
   3. The Operator shall make every effort to ensure faultlessness and continuity of operation of the Website and the Software. The Operator guarantees the availability of the Service based on the Software on the Website during the entire subscription period, in 99% of the subscription period.
   4. In the event of any interruption in the provision of the service during the subscription period, the total duration of which exceeds the maximum permitted time of unavailability of the service, the Operator shall be obliged to extend the subscription period of the Service by three days for each commenced 24 hours of the total duration of the interruption.
   5. The Operator reserves the right to the occurrence of short interruptions in the availability of the Service, or of particular functionalities available within the Account, in connection with the maintenance of the Website or updating of the Software. The User shall be informed by e-mail about the date and expected duration of the interruption in the availability of the Service before the beginning of the interruption. The Operator shall make every effort to ensure that the nuisance associated with the interruptions is as small as possible for the User.
   6. The Operator shall not be liable for any malfunction of the Software made available to the User on the Website caused by: improper use by the User, unauthorized modification, malfunction of the User’s hardware and software, force majeure or the actions of third parties that are not the Operator’s subcontractors.
   7. The Operator shall not be liable for the User’s inability to use the Service, the Website and the Software due to reasons beyond the Operator’s control or due to the occurrence of force majeure, understood as an event caused by an external cause, which the Operator could not have foreseen or prevented.
   8. All the materials that may be included in the Software made available to the User are exemplary. The Operator can freely modify the software.
   9. The Operator’s liability to the User, in particular the liability for non-performance or improper performance of the Service, shall cover only the damages caused by the fault of the Operator or the entities acting on their behalf and shall be limited to the equivalent of the fee for one full subscription period paid by the User. At the same time, the Operator’s liability for lost benefits of the User as well as the Operator’s liability for any indirect damages is excluded.
   10. The User individually and each time agrees to log in to the Account Administrator’s Panel in order to be provided assistance by the Operator’s employees in the event of the User’s request for technical assistance. Without the express prior consent of the User, logging in to the User’s Account by the Operator’s employees or other persons acting on their behalf is excluded.
   11. The Operator declares that they hold the property rights to the Software made available on the Website to the extent allowing for the provision and rendition of the Service in accordance with these Terms and Conditions.
   12. All graphic works contained within the Website, including graphic and color solutions, the XL8TMS.COM name/brand and logotype, the concept of Software and functional solutions of the Software are protected by law.
   13. Any copying or reproduction of the Software components outside the Software on the Website is prohibited.
   14. The User authorizes the Operator and its legal successors to utilize the user data, in the form of company name, logotypes, for the purposes of presentation and advertising of the Operator’s services. The User authorizes the Operator to publish the references provided by the User.
   15. The User Account login and password are confidential information and will be provided by the Operator only to the e-mail address provided by the User during the Registration process. The Operator shall not be liable for damages caused by unauthorized access of third parties to the login and password as a result of their improper protection by the User.
   16. The Operator may refuse to provide the Service to anyone without stating the reason.
   17. The Terms and Conditions and their appendices contain the entire provisions of the agreement concluded between the User and the Operator. During registration, the User confirms having acquainted themselves with the Terms and Conditions and Privacy policy (GRPR compliance), and accepting its provisions.
   18. The Operator reserves the right to cancel the provision of the Service without giving any reason, with the reservation that the Operator shall be obliged to maintain the provision of the Service until the end of the commenced subscription period. In the case of resignation from providing the service, referred to in the preceding sentence, after the end of the subscription period the Operator shall provide the User with access to the Account for a period of 14 days, in order to archive or remove their Materials.
   19. All data obtained in the process of providing the Service are processed in accordance with the principles of the GDPR. The Operator may be obliged to retain additional data, such as copies of invoices and fiscal information, generated in the course of the service provision process for the period specified in the applicable regulations. Particularly in this respect, all the details are described in the Privacy policy (GRPR compliance).

§9. Cancellation of the agreement by the User

1. 1. The User has the right to resign from the Service at any time by giving notice of termination of the Service provision agreement. The User declares his will to terminate the agreement by sending an e-mail to the Operator’s address: info@xl8tms.com. The declaration of will to terminate the agreement is made at the moment of receipt of the message by the Operator.
   2. A 3-month notice period shall be set for the termination of the Service Agreement with effect from the last day of the subscription period paid for by the User. If the end of the paid subscription period falls earlier than the expiry of the notice period, the Agreement shall terminate upon the expiry of the 3-month notice period. During the period between the termination of the Agreement and the cancellation of the Agreement, the User shall be entitled to remove or export the Materials from the Software databases.
   3. Until the end of the notice period, the User may also withdraw their declaration of termination by sending to the address: info@xl8tms.coma message in which the withdrawal of the notice of termination is expressly stated.
   4. After cancellation of the agreement as a result of termination, the Operator shall be entitled to delete the User’s Account on the terms specified above, which shall result in permanent removal of all User’s data and Materials from the Website.
   5. The Operator may be obliged to retain additional data, such as copies of invoices and fiscal information, generated in the course of the service provision process for the period specified in the applicable regulations. Particularly in this respect, all the details are described in the Privacy policy (GRPR compliance).

§10. Cancellation of the agreement by the Operator

1. 1. 1 The Operator may cancel the Service provision agreement with immediate effect in the following cases:
      1. if the purpose of registration or the manner of using the services is contrary to the Website rules;
      2. if the User’s activity is aimed at committing a crime, and also if it violates the rights of third parties,
      3. if the Operator has received an official notification of the illegal nature of the data or of the Buyer’s related activities,
      4. if the User sends unsolicited commercial information from their Account,
      5. if the User grossly or stubbornly violates the provisions of the Terms and Conditions,
      6. if the address data provided by the User raise objectively justified doubts as to their correctness or truthfulness, in particular if the User provides personal details involving non-existent localities, non-existent streets, fictitious characters.
   2. If the Agreement is canceled with immediate effect, the Operator shall provide the User with access to the account for 3-months, in order for them to archive or remove their Materials. After the lapse of the period indicated in the preceding sentence, the Operator shall be entitled to permanently delete the User Account and all User Materials stored in it.
   3. The Operator shall be entitled to refuse to register the User if the premises specified in sec. 1 above arise. The Operator may notify the User about the refusal of registration by e-mail to the e-mail address provided in the registration form
   4. The Operator reserves the right to terminate the provision of the Service without giving any reason, with the reservation that the Operator shall be obliged to maintain the provision of the Service until the end of the commenced subscription period, unless the User expressly agrees to an earlier cessation of the provision of the Service. In the case of resignation from providing the service, referred to in the preceding sentence, after the end of the subscription period the Operator shall provide the User with access to the Account for a period of 3-months, in order to archive or remove their Materials. After the lapse of the period indicated in the preceding sentence, the Operator shall be entitled to permanently delete the User Account and all User Materials stored in it.
   5. The Operator may be obliged to retain additional data, such as copies of invoices and fiscal information, generated in the course of the service provision process for the period specified in the applicable regulations. Particularly in this respect, all the details are described in the Privacy policy (GRPR compliance).

§11. Settlements during cancellation of the agreement

1. 1. Cancellation of the Service provision agreement by the User or by the Operator shall not result in any obligation to return to the User the fees paid by them.

§12. Data protection and security

1. 1. The administrator of the personal data provided by the User is the Operator. The Operator processes the data only to the extent necessary to establish, terminate, shape and correctly perform the Service provided electronically on the Website. The User provides their details voluntarily. The User’s personal data is transferred for the purposes of providing electronic services by filling in a form and giving consent to the processing of personal data in accordance with the requirements of the GDPR, which defines the following document Privacy policy (GRPR compliance).
   2. The materials collected in the databases of the Software in connection with the provision of the Service shall be considered confidential by the Operator and shall not be disclosed to other entities, except to the Operator’s legal successor.
   3. Depending on the selected payment method, the data provided by the User during payment for the Service may be processed by external companies acting as intermediaries of payments (payment proxys).
   4. The User may agree to receive commercial information from the Operator within the meaning of Article 10 sec.2 of the Act from 18 July, 2002, on the provision of services by electronic means to the e-mail address provided during registration of the Account and to direct marketing activities to the e-mail address and telephone number provided during the registration of the Account. The User may at any time revoke some or all of their consent. All consents granted by the user must be of the nature and scope compliant with the requirements of the GDRP.
   5. The user has the full right to access the content of their data and to correct it, as well as to request the deletion of their personal data. The collected data will be processed exclusively for the purpose of providing services through the Website. The provision of personal data by the User is entirely voluntary.
   6. The User separately expresses and revokes consent to the processing by the Operator of their personal data for marketing purposes.
   7. The personal data of the Users are protected in accordance with the Act from 29 August, 1997, on the protection of personal data (i.e. Journal of Laws from 2016, item 922, as amended) in such a way as to prevent third parties from having access to them. Specific principles of personal data protection are specified in the privacy policy of the Service in the document entitled Privacy policy (GRPR compliance).
   8. The Administrator of personal data possibly entered by the User in as part of the Materials into the databases of the Software is the User, who is obliged to process them in accordance with the law.
   9. The Operator does not process any data collected by the Users as part of the Service made available on the Website. When performing technical and maintenance activities on the servers and the Software (backups, data recovery from backups, attempts to remove any errors reported by the User), the Operator does not gain access to the personal data processed by the User.
   10. The Operator ensures that the server infrastructure used for the purposes of performing the Service on the Website has a high level of security in the form of physical protection.
   11. The Operator shall ensure cryptographic protection of the data entered by the User into the Software both at the time of transmission of such data over a public network and throughout the remaining time of using the Website and Software.
   12. The Operator informs that the data stored by the User in the Software are secured with adequate organizational and technological measures.

§13. Complaints

1. 1. The Operator provides an e-mail address to which complaints about the Service should be sent: info@xl8tms.com.
   2. Complaints will be considered within 7 days from the date of their receipt.
   3. A complaint should contain the content of the complaint and a rationale, the exact time of occurrence, the login of the person making the complaint.
   4. In the case of a justified complaint, the Operator shall propose to the User an extension of the subscription period for the Service.

§14. Final provisions

1. 1. The court competent to settle disputes arising under these Terms and Conditions shall be the court competent according to the seat of the Operator.
   2. These Terms and Conditions are effective as of Thursday, May 22, 2018.
   3. The full and current text of the Terms and Conditions, as well as all its previous versions, is available at the following address https://xl8tms.com/#, under the link „Terms and Conditions”.
   4. The Operator is entitled to change the Website Terms and Conditions at any time, subject to special provisions concerning changes in the price list of Subscription Fees contained in § 6.
   5. The Users shall be informed by e-mail about the planned change of the Terms and Conditions and about the content of the new provisions of the rules not later than 7 days before the changes come into force, with the right to make a declaration of will to terminate the agreement in the event of not accepting the changes. No declaration of termination of the agreement by the User sent to the e-mail address info@xl8tms.com until the date of entry into force of the amendments shall be tantamount to acceptance of the changes to the Terms and Conditions.
   6. In the event that the User does not accept the changes in the Terms and Conditions and if there is no declaration of termination of the agreement, the provisions of § 9.1 sec. 2-4 of the Terms and Conditions shall apply.
   7. The languages used in the operations of the Service is Polish and English. All correspondence with the Users shall be conducted in Polish or English. The agreement with the User may be concluded in Polish or English, each of which constitutes an equivalent language of the contract, with the reservation that regardless of the language version of the agreement itself, as well as the seat of the User, the agreement concluded with the User is always subject to Polish law.
   8. The provisions of the Terms and Conditions shall bind the legal successors of the User and the Operator.
   9. The Operator shall be entitled to transfer to a third party the rights and obligations resulting from the Terms and Conditions and from an agreement provided pursuant to the Rules. The Operator shall notify the Users about the transfer of rights and obligations resulting from the Terms and Conditions and/or an agreement provided pursuant to the Terms and Conditions to a third party within 7 days from the date of such an action.
   10. In matters not regulated by these Terms and Conditions, the provisions of Polish law shall apply, in particular:
       1. the provisions of the Act of 18 July, 2002, on the provision of services by electronic means (Journal of Laws from 2017, item 1219, as amended),
       2. the provisions of the Civil Code Act from 23 April, 1964 (i.e. Journal of Laws from 2017, item 459, as amended).
       3. the provisions of the Act from 4 February, 1994, on copyright and related rights Journal of Laws from 2017, item 880, as amended).
       4. Regulation(EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council) of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC.